Leía el otro día en el Openforum sobre el curioso caso de las 7 Leyes que se cumplen en el desarrollo de todo proyecto y que llevan al fracaso parcial o total del mismo. Por supuesto ni todos los proyectos fracasan, ni en todos se cumplen las situaciones que a continuación comentaré, pero lo cierto es que conviene tenerlas en cuenta a la hora de desarrollar proyectos de cierta envergadura.
Ninguna Ley es inevitable, ninguna Ley es inviolable, y también se formularon para tratar de solucionar esas situaciones en que nos vemos desbordados por agentes y variables que en un principio no habíamos calibrado adecuadamente. Por lo que conviene tenerlas en mente nada más generar el proyecto y antes de ponerse a ejecutar el mismo. Pero comentémoslas una a una, para ver su alcance.
Las Siete Leyes de los Proyectos:
1. Un proyecto medianamente ambicioso nunca se completa a tiempo, dentro del presupuesto inicial, o con el equipo original de personas. Y sobre todo nunca se hace exactamente todo lo que se suponía que se iba a hacer.
<<Esto se observa en el emprendimiento, cuando dos o más socios tienen una idea “super feliz” que les va a hacer ricos. A la hora de ponerse a desarrollarla observan que los clientes no responden a esa idea tan maravillosa y cambian su producto o servicios. Por supuesto el plan de negocio se resiente y hay nuevos gastos que no se reflejaron al principio. Y luego llega el día en que las visiones de los socios empiezan a divergir. Ese es el momento más complicado, el que acaba a veces con la salida de alguno de los socios de la empresa, y no siempre bien precisamente. Quizás esta es la Ley más inmutable de las 7, y la que hay que asumir cuanto antes mejor.>>
2. Los proyectos avanzan rápidamente hasta que se completa el 85% del mismo. Entonces permanecen terminados al 85% para siempre:
<<El ejemplo más gráfico es de la reforma de una casa. Todo aquel que haya reformado un piso o construido una casa, sabrá perfectamente de que hablo. Al principio la construcción avanza rápidamente, viendo día a día como se destruye lo antiguo, se levantan los nuevos muros y aparecen las instalaciones por todas partes. Después viene una etapa de ralentización que desemboca en los temidos remates, que representarían ese 15% que no se llega nunca a completar. Luego pasan los años y la casa nunca está del todo acabada. Así que más nos vale acabar lo máximo posible antes de entrar en la curva que nunca llega a 100%.>>
3. Cuando las cosas parecen ir bien, siempre se pasa por alto algún detalle. Cuando las cosas pueden ir mal, por la famosa Ley de Murphy, irán mal:
<<Aquí entran en juego la termodinámica y la física cuántica. En cualquier sistema cerrado, ya sea un proyecto o un agujero negro, la cantidad de variables que se manejan tienden al desorden o caos (Entropía). Si se trata con el máximo rigor cada paso de la planificación, siempre surgen nuevas variables que controlar, y si por el contrario se deja algún paso sin supervisar, tenderá a fallar (caos) por la 2ª Ley de la Temodinámica (o por la Ley de Murphy, que es más graciosa). La física cuántica nos dice que en un proyecto con muchas variables si supervisamos el proyecto no podremos crearlo y que si lo creamos no podremos supervisarlo, por lo que es conveniente una clara separación entre ambos perfiles.>>
4. El equipo que desarrolla el proyecto odia las reuniones semanales porque en ellos se manifiesta que ha habido un acusada falta de avance en el mismo.
<<Quién haya sido empleado de uno de estos proyectos no tendrá ninguna duda. ¿A quién le gusta tener que ir a contar a su jefe que no ha tenido progresos en sus tareas o bien que no curró lo suficiente? Contra esto, aparte de la reunión semanal, es muy útil intentar resolver las dudas que van surgiendo, al principio o final del día, de una manera informal que impida que las personas se estanquen en puntos muertos y no tomen decisiones para salir de ellos.>>
5. Un proyecto con una defectuosa planificación incial llevará tres veces más en ser completado de lo que en un principio de estimó. Un proyecto con una buena planificación incial llevará solo dos veces más de lo que se esperaba. También diez personas estimarán que el mismo trabajo llevará diez tiempos diferentes, y una persona estimará 10 tiempos diferentes en 10 veces distintas:
<<Esto enlaza con la psicología, donde cada uno creemos que nuestra visión es la más correcta y con más sentido común de las posibles. También con la 3ª Ley de que cuanto menos atemos al principio, más se nos complicará después. Recordemos aquel viejo dicho de “mide dos veces y clava solo una”.>>
6. Cuanto más grande sea la complejidad técnica del proyecto, menor es la necesidad de tener un técnico como jefe de proyecto:
<<Esta la conocerán mejor los gestores/coordinadores de equipos medianos o grandes. Si pones a un técnico a dirigir (y yo lo soy, y me fastidia que la Ley al final tenga razón) se ocupará más de los aspectos técnicos que de la dirección del proyecto. Así que cuanto más complejo sea, la dirección conllevará una mayor cantidad de tiempo que no podrá perderse en el desarrollo de los aspectos técnicos. No es que el supervisor no pueda ser un técnico de formación, sino que no podrá emplear esas habilidades sin perder por otro lado capacidad de organización y gestión.>>
7. Si tienes poca gente en un proyecto, ellos no podrán solucionar los problemas. Pero si tienes demasiada gente, ellos crearán más problemas de los que pueden resolver:
<<Esta me recuerda a la pequeña empresa de software que producía aplicaciones de calidad con una gran proyección de crecer . Después de contratar y ganar cuota de mercado empezó a burocratizarse en exceso y dejar de producir ese software por el que se había ganado su reputación y terminó subcontratarlo a terceros. Al final llegó a ser una estructura tan monolítica que se asemejaba más a un Ministerio que al germen de empresa dinámica e innovadora del que surgió. Demasiada gente, demasiados problemas, ergo me convierto en cuasi-institución. Problema resuelto, innovación enterrada.>>
Concluyendo, lo importante de las 7 leyes es ser consciente de ellas y asumir que nunca nada acaba igual que se planificó. Que los cambios durante la ejecución del mismo son inevitables y que tendremos menos problemas cuanto más hayamos atado en un principio.
Todo es buscar la forma de conseguir que nuestro proyecto se parezca al modelo del “happy business“, como el que aparece aqui:
Luego lo demás es motivación, suerte, valor y al toro (y leña al mono que es de goma).
15 Octubre 2009 a las 14:41
La verdad es que son “verdades como puños” refrendadas por la práctica diaria de la ejecución de proyectos de todo tipo.
Tras la lectura trasciende la enseñanza de la conveniencia de ser flexible y tener agilidad.
16 Octubre 2009 a las 20:29
De acuerdo en lo de ser flexible, Leo. Lo de la agilidad es una habilidad q se adquiere a base de practica, como bien sabrás. Al final me viene a la mente aquello de lo importante es el camino, más que el destino. Aunque siempre sin perder de vista los objetivos. Aunque aquí entramos mas en el campo de la filosofía.
Un saludo
21 Octubre 2009 a las 17:37
Interesante artículo! algunos de estos problemillas pueden solucionarse aplicando la metodología Scrum, más ágil y práctica que las tradicionales. En esta página web tienes un curso gratuito por si es de tu interés: http://www.itenea.com. Saludos!